Hausgeldabrechnung

Wer Eigentümer einer Wohnung geworden ist, der stolpert früher oder später über Begriff der Hausgeldabrechnung.

Anders als Mieter einer Wohnung, die Miete und eine Nebenkostenvorauszahlung (oder auch Betriebskostenvorauszahlung genannt) zu leisten haben, erwarten die Wohnungseigentümer auch noch weitere Kosten. Diese stellen das sogenannte Hausgeld dar.

Wenn du wissen möchtest, worum es sich bei diesem Kostenfaktor für Wohnungseigentümer genau handelt, wie sich die Abrechnung des Hausgeldes genau zusammensetzt und welche steuerlich relevanten Punkte sich (auch im Hinblick auf Kauf und Verkauf) daraus ergeben, dann hilft dir der vorliegende Artikel.

 

Was ist eine Hausgeldabrechnung?

Die Zahlung des Hausgeldes betrifft also, wie du bereits gelesen hast, nur die Wohnungseigentümer, nicht aber die Mieter einer Wohnung.

Die Eigentümer müssen bestimmte Kosten für die Verwaltung sowie die Instandhaltung der Immobilie an die Hausverwaltung zahlen. Dazu zahlen alle Eigentümer von Wohnungen innerhalb eines Wohngebäudes, also die sogenannte Eigentümergemeinschaft (WEG), einen gewissen Betrag für diese Kostenpunkte in einen gemeinsamen Topf ein.

Wie viel jeder einzahlt, wird mit einem Verteilerschlüssel bestimmt.

Zum Ende eines Kalenderjahres erfolgt dann, ähnlich wie bei der Nebenkostenabrechnung an die Mieter, eine Abrechnung des Hausgeldes an die Eigentümergemeinschaft. Diese wird durch die Hausverwaltung erstellt und umfasst Kosten für das Gemeinschaftseigentum, die innerhalb des vorausgegangenen Jahres angefallen sind.

Wie bei der Nebenkostenabrechnung an die Mieter werden dann die tatsächlich angefallenen Kosten dem gegenübergestellt, was durch die einzelnen Eigentümer jeden Monat vorausgezahlt wurde.

Je nachdem, wer wie viel eingezahlt hat, ergeben sich daraus dann Nachzahlungsforderungen an oder auch Guthaben für die Eigentümer.

Die Hausverwaltung sollte gemäß § 28 des Wohnungseigentümergesetzes (WEG) daraufhin einen Jahreswirtschaftsplan erstellen aus dem hervorgeht, wer im Folgejahr wie viel Hausgeld einzuzahlen hat. Die Wohnungseigentümergemeinschaft muss diesem Wirtschaftsplan zustimmen.

 

Wie setzt sich die Hausgeldabrechnung zusammen?

Die Abrechnung des Hausgeldes umfasst die Kosten für Verwaltung und Instandhaltung der gesamten Liegenschaft. Darüber hinaus umfasst sie Kostenpunkte, die auch in der Nebenkostenabrechnung an die Mieter zu finden sind.

In der Abrechnung des Hausgeldes finden sich folgende Kostenpunkte:

• Wasser und Abwasser
• Hausstrom
• Müllabfuhr
• Wartung und Instandhaltung der Heizungsanlage und ggf. Heizkosten
• Versicherungen
• Personal (z. B. Hausmeister)
• Reinigungskosten
• Gartenpflege
• ggf. Fahrstuhlwartung
• laufende Instandhaltung der Liegenschaft
• Verwaltung (beispielsweise Kontoführung und Geschäftsführung)
• Instandhaltungsrücklage (Ansparungen für zukünftige notwendige und unvorhersehbare Reparaturen)

Einige dieser Kostenpunkte können die Eigentümer der Wohnungen mehr oder weniger an ihre Mieter weitergeben, wenn sie welche haben. Diese sogenannten umlagefähigen Kosten müssen in Hausgeldabrechnungen separat ausgewiesen werden. Darum geht es im nun folgenden Abschnitt.

 

Worin liegt der Unterschied zur Nebenkostenabrechnung?

Einige Kostenpunkte des Hausgeldes können also die Eigentümer an ihre Mieter abgeben. Sie bilden die umlagefähigen Kosten, aus denen dann die jeweilige Nebenkostenabrechnung an die Mieter besteht.

Eine solche Nebenkostenabrechnung wirst du vermutlich, falls du Mieter bist oder warst, schon einmal selbst in den Händen gehalten haben. Sie wird ebenfalls einmal im Jahr erstellt und umfasst die Kosten für:

• Wasser und Abwasser
• Heizung
• Müllabfuhr
• Personal/Hausmeister
• Reinigung & Gartenpflege
• Aufzugwartung
• anteilige Versicherungskosten

Hier gibt es einiges zu beachten. Beispielsweise kannst du die Grundsteuer auf den Mieter umlegen, allerdings muss das bereits im Mietvertrag gesondert ausgewiesen werden, sonst bleibst du auf den Kosten sitzen.

Die Hausverwaltung muss die umlagefähigen Kosten separat ausweisen. Dann ist es für dich relativ einfach, darauf aufbauend eine Nebenkostenabrechnung für deine Mieter zu erstellen.

Je nach Liegenschaft können auch noch weitere Kostenfaktoren in der Nebenkostenabrechnung enthalten sein. In keinem Fall umlagefähig jedoch sind die Kosten für:

• Verwaltung
• Instandhaltung
• Instandhaltungsrücklage

 

Welche Positionen aus der Hausgeldabrechnung kann ich steuerlich nutzen?

Einige Kostenpunkte des Hausgeldes lassen sich steuerlich absetzen und als Ausgaben geltend machen. Allerdings muss man dabei unterscheiden, ob sie die Wohnung selbst bewohnen oder sie vermieten.

Selbst genutztes Wohneigentum

Bewohnst du selbst deine Eigentumswohnung, so kannst du Arbeiten an Haus und Grund, also beispielsweise die laufenden Kosten für Hausmeistertätigkeiten und die Gartenpflege, aber auch einmalige Kosten für Wartungsarbeiten, Modernisierungen und Reparaturen von der Steuer absetzen.

Dabei ist zu beachten, dass nur die Arbeitsleistung, nicht aber die jeweiligen Materialkosten steuerlich geltend gemacht werden können.

Zu Unterscheiden ist außerdem zwischen haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen.

Haushaltsnahe Dienstleistungen umfassen Tätigkeiten wie Reinigungs- und Pflegearbeiten rund um Haus und Garten, aber auch der Winterdienst oder Gebäudebewachung sowie einige hausmeisterliche Tätigkeiten. Möglich sind hier bis zu 20 Prozent weniger Steuerschuld und maximal 4000 Euro pro Jahr.

Handwerkerkosten für Wartung, Reparatur und Modernisierung können in Höhe von maximal 20 Prozent und höchstens 6000 Euro pro Jahr geltend gemacht werden.

 

Vermietetes Wohneigentum

Steuerlich absetzen kannst du hier natürlich nur die Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen, die du selbst beauftragt und bezahlt hast und nicht solche, die du durch die Nebenkostenabrechnung auf den Mieter übertragen hast.

Trägt der Mieter Kosten für umlagefähige Posten, etwa die Treppenhausreinigung oder die Hausmeisterdienste, so kann auch nur der Mieter diese Kosten von der Steuer absetzen. Er kann dazu von dir einen entsprechenden Nachweis für das Finanzamt einfordern.

 

Hausgeldabrechnung als Vorlage zur Nebenkostenabrechnung der Mieter

Wie du bereits gesehen hast, stehen die Hausgeld- und die Nebenkostenabrechnung in gewissem Grad in Zusammenhang. Denn die Abrechnung des Hausgeldes dient als Grundlage der Nebenkostenabrechnung.

Wie du gesehen hast, kannst du bestimmte umlagefähige Kosten auf deinen Mieter übertragen. Da dies aber eben nicht alle Kosten umfasst, da du ja die Posten rund um Wartung, Verwaltung und Instandhaltungsrücklagen selbst zahlen musst, fällt die Abrechnung des Hausgeldes meist um etwa 20 bis 30 Prozent höher aus, als eine Nebenkostenabrechnung.

 

Hausgeldabrechnung für Verkauf und Kauf einer Eigentumswohnung

Wenn du mit dem Gedanken spielst, Wohnungseigentum zu kaufen, dann solltest du bedenken, dass (neben vielen anderen Kosten, die auf dich als Eigentümer zukommen) deine künftigen Vorauszahlungen deutlich höher ausfallen werden.

Wie du gesehen hast, zahlst du als Eigentümer nicht die reinen Betriebskosten, sondern das Hausgeld. Die entsprechende Abrechnung fällt um bis zu 30 Prozent höher aus!

Um genau zu wissen, welche Kosten auf dich zukommen, solltest du dir vor einem Wohnungskauf am besten die letzten drei Abrechnungen sowie den aktuellen Wirtschaftsplan zeigen lassen. Die Abrechnungen geben aber auch Aufschluss über viele weitere Punkte, die beim Immobilienkauf und -verkauf von Bedeutung sind.

Beispiele aus der Praxis

Beispielsweise werden auch laufende und eher unübliche Kosten sichtbar, die du vielleicht noch gar nicht einkalkuliert hast (beispielsweise Kosten für die Instandhaltung einer Tiefgarage oder einer Aufzuganlage). Aber auch gängige Kosten werden aufgedeckt.

Zunächst wird aus den Abrechnungen die Höhe der Rücklagen der Wohnungseigentümergemeinschaft sichtbar. Gerade wenn es sich bei der Liegenschaft um eine ältere Immobilie handelt, ist absehbar, dass immer wieder (zum Teil auch hohe) Instandhaltungskosten anfallen werden.

Bei entsprechend niedrigen Rücklagen kann das zu unangenehmen Überraschungen führen! In diesem Zusammenhang sollte auch geprüft werden, ob Reparaturen aus den Rücklagen oder per Sonderumlage beglichen worden sind. Sonderumlagen sind vielfach einfach unvorhersehbar und notwendig, etwa wenn ein Sturm- oder Hagelschaden das Dach des Hauses zerstört hat oder sonstige unvorhergesehene bauliche Maßnahmen dringend nötig sind.

Allerdings können Sonderumlagen auch auf Probleme innerhalb der Eigentümergemeinschaft oder auf eine mangelhafte Verwaltung (etwa einen schlecht kalkulierten Wirtschaftsplan) schließen lassen.

Denn per Sonderumlage können auch Kosten beglichen werden, die aus Liquiditätsproblemen, Anwalts- und Gerichtskosten, Schadensersatzansprüchen oder zur Deckung von Altlasten gezahlt werden. Alle diese Fälle benötigen sicherlich ein wachsames Auge und genaueres Erfragen der Hintergründe.

Außerdem solltest du ein genaues Auge auf die Höhe der monatlichen Zuführung für die Instandhaltungsrücklage werfen.

Geringe Kosten sind dabei augenscheinlich zunächst ein Grund zum Jubeln. Bedenke jedoch, dass (gerade bei älteren Immobilien) immer wieder unerwartet hohe Instandhaltungskosten entstehen können, die dann per eben erwähnter Sonderumlage beglichen werden müssen. Hast du dann keine eigenen Rücklagen, dann wird es ernst. Deshalb solltest du bei zu niedrigen Beiträgen für die Instandhaltungsrücklage aufhorchen.

Im anderen Extrem, bei zu hohen Ausgaben für die Rücklage, ist die Eigentümergemeinschaft zwar im Fall der Fälle finanziell gut aufgestellt. Allerdings kann das auch auf einen baldigen größeren Sanierungsbedarf hinweisen. Du solltest dich diesbezüglich in jedem Fall genau informieren und im Zweifel einen erfahrenen Makler oder Sachverständigen zurate ziehen.

 

Wie findest du die häufigsten Fehler in der Hausgeldabrechnung?

Wenn du als Mieter schon einmal eine Nebenkostenabrechnung erhalten hast, dann wirst du vielleicht im ersten Moment etwas ratlos gewesen sein, wie die Kostenpunkte sich genau zusammensetzen und ob alles seine Richtigkeit hat.

Ebenso verhält es sich mit Abrechnungen. Sie sind sehr komplex und für den Unerfahrenen schier unübersichtlich. Die Hausverwaltung muss daher die Abrechnung so transparent wie nur irgendwie möglich erstellen. Sie soll so aufgestellt werden, dass die Eigentümer sie auch ohne Expertenhilfe problemlos verstehen können.

Außerdem muss der Verwaltungsbeirat, der aus den Wohnungseigentümern besteht, die Abrechnungen prüfen und auch jeder Eigentümer sollte selbst einen genauen Blick auf seine Abrechnung werfen.

Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler. Doch diese können finanziell große Folgen für die Eigentümer nach sich ziehen!

Im Folgenden erfährst du von den häufigsten Fehlern, die bei Abrechnungen gemacht werden.

 

Die Hausgeldabrechnung erfolgt nicht

Die Hausverwaltung ist gemäß § 28 Absatz 3 WEG zur Erstellung der Abrechnungen gesetzlich verpflichtet. Auch wenn dies für die Eigentümer der einzige Weg ist, die Kosten im Blick zu behalten, erfolgt die Erstellung der Abrechnung tatsächlich häufig gar nicht.

 

Die Hausgeldabrechnung erfolgt zu spät

Gerade wenn Eigentümer ihre Wohnung auch vermieten, können zu spät gestellte Abrechnungen gravierende finanzielle Folgen nach sich ziehen. Denn die Abrechnung ist Grundlage für die Nebenkostenabrechnung an den Mieter. Und der Wohnungseigentümer als Vermieter ist an bestimmte mietrechtliche Fristen zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung gebunden. Andernfalls bleibt er auf den Kosten sitzen!

Das Mietrecht schützt in diesem Fall den Mieter, der also nach Ablauf einer gewissen Frist überhaupt keine Nebenkostennachzahlungen leisten muss. Hat er allerdings ein Guthaben, so ist der Vermieter dennoch zur Auszahlung verpflichtet!

 

Die Abrechnung ist unschlüssig

Oftmals werden Kostenpunkte vergessen und nicht aufgeführt oder die Einnahmen sind falsch ausgewiesen, sodass die Zusammensetzung der Gesamtkosten keinen Sinn ergibt. Die Abrechnung ist dann falsch.

 

Der Verteilerschlüssel ist nicht/nicht korrekt angegeben

Damit jeder Eigentümer weiß, welchen Beitrag er monatlich zum Hausgeld zu leisten hat, gibt es einen Verteilerschlüssel. Dieser ist eigentlich schon in der Teilungserklärung der Immobilie geregelt, welche die Eigentumsverhältnisse klarstellt.

Ist er in der Abrechnung fehlerhaft, so führt das zu nicht rechtmäßigen Belastungen für die Eigentümer, vor allem bei den Heizkosten.

 

Die Instandhaltungsrücklage ist nicht separat angegeben

Die Instandhaltungsrücklage muss einen separaten Posten der Abrechnung bilden und auch auf ein von sonstigen Zahlungen getrenntes Konto eingezahlt werden.

 

Fehler in der Beschlussfassung der Abrechnung

Wenn bei der Eigentümerversammlung und/oder Beschlussfassung weniger als die Hälfte der Eigentümer anwesend war und sich auch nicht per Vollmacht hat vertreten lassen, so ist die Abstimmung und damit die Abrechnung ungültig. Außerdem müssen auch andere Regeln, beispielsweise zu Ladungsfristen, eingehalten worden sein.

Wenn du Fehler in der Abrechnung entdeckst, empfiehlt sich zunächst ein Gespräch mit der Hausverwaltung. Sie kann die Eigentümer zu einer erneuten Versammlung einladen, die dann beschlussfähig ist, auch wenn weniger als die Hälfte der Eigentümer anwesend oder vertreten sind.

Erst danach und wenn die Verwaltung keine Gesprächsbereitschaft signalisiert, sollte der Rechtsweg beschritten und die Abrechnung angefochten werden.